6. CARIMBOS
Os carimbos sugeridos nesta norma poderão ser emitidos por via informatizada, nos casos dos órgãos e entidades que utilizam sistemas próprios de protocolo, com medidas definidas pela conveniência de cada instituição, preservando as recomendações quanto às informações, conforme os exemplos a seguir.
6.1 CONFERE COM O ORIGINAL
O carimbo "confere com o original" será utilizado para autenticar a reprodução do documento ou peças de processo, cujos originais são imprescindíveis à Administração.
Esse carimbo tem a identificação do órgão ou entidade onde o documento está sendo autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos:
a) data da autenticação;
b) assinatura do servidor.
Exemplo:
6.2 CONFERIDO
O carimbo "conferido" será usado nas unidades de protocolo para registrar a quantidade de folhas ou peças inseridas no processo, quando da autuação.
Os campos próprios desse carimbo serão preenchidos com as seguintes informações:
a) quantidade de peças que constituem o processo;
c) rubrica do servidor e sigla do órgão autuado.
Exemplo:
6.3 CONFIDENCIAL
O carimbo "confidencial" será utilizado para facilitar a identificação do documento ou processo cujo teor somente será conhecido por servidor autorizado.
Usarão o carimbo "confidencial", os servidores competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.
As unidades de protocolo também usarão esse carimbo após a autuação de documento classificado como "confidencial", observados os procedimentos definidos nesta norma.
Exemplo:
6.4 DESMEMBRAMENTO
Exemplo:
6.5 DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
Exemplo:
6.6 DEVOLUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA
O carimbo "devolução de correspondência" será usado pelos órgãos e entidades, para comunicar ao serviço dos correios a não localização do interessado.
Exemplo:
6.7 EM BRANCO
Ao autuar um processo, apor o carimbo "EM BRANCO", em páginas e espaços que não contenham informações.
Exemplo:
6.8 NUMERAÇÃO DE FOLHA OU PEÇA
O carimbo de "numeração de folha ou peça" será utilizado para registrar a inclusão de uma ou mais peças no processo.
Caberá ao protocolo central ou setorial do órgão ou entidade que inserir uma ou mais folhas, bem como peças no processo, fazer a aposição do carimbo de "numeração de folha ou peça", preenchendo com os seguintes dados:
a) número da folha ou peça;
b) rubrica do servidor que fez as anotações;
O nome do órgão ou entidade deverá circundar o carimbo.
Os órgãos ou entidades serão representados por abreviaturas, na palavra inicial, conforme detalhado abaixo, seguido de seu respectivo nome, constando, também, à volta do carimbo, a sigla da unidade específica que tenha autuado o processo ou inserido peças.
Exemplo:
Documentos de tamanho pequeno (Ex.: guias de depósito bancário, DARF) serão colados no centro da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do verso.
Exemplo:
6.9 NUMERADOR-DATADOR
O carimbo "numerador-datador" será usado para registrar, em ordem numérico- cronológica, os processos formados pelas unidades de protocolo.
Esse carimbo registrará, no processo, os seguintes elementos:
a) nome ou sigla da unidade administrativa responsável pela autuação;
b) número do processo;
c) data da autuação.
Será opcional, a cada órgão, a utilização do carimbo numerador-datador.
6.10 RESERVADO
O carimbo "reservado" será usado para caracterizar os documentos cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.
Usarão o carimbo "reservado", os servidores competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou.
As unidades de protocolo também deverão usar este carimbo após a autuação de documento classificado como "reservado", observados os procedimentos definidos nesta norma.
Exemplo:
6.11 SECRETO
O carimbo "secreto" será utilizado para salvaguardar o documento ou processo cujo trato requeira alto grau de segurança e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio.
Poderão usar o carimbo de "secreto", exclusivamente, os servidores competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou.
As unidades de protocolo também deverão usar este carimbo após a autuação de documento classificado como "secreto", observados os procedimentos definidos nesta norma.
Exemplo:
6.12 TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, na abertura de volume.
Exemplo:
6.13 TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, no encerramento de volume.
Exemplo:
6.14 TERMO DE DESAPENSAÇÃO
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, quando ocorrer a desapensação de processos.
Exemplo:
6.15 TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, na juntada por apensação.
Exemplo:
6.16 TERMO DE RESSALVA
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexação de processos, for constatada a ausência de peça(s) em um dos processos anexados.
Exemplo:
6.17 URGENTE
O carimbo "urgente" será usado em documentos cuja tramitação requeira maior celeridade que a rotineira. Usarão o carimbo "urgente" os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo será aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim classificado.
Exemplo:
6.18 TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, por ocasião da juntada por anexação, de dois ou mais processos.
Exemplo:
7. DISPOSIÇÕES FINAIS
7.1 Observar princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas.
7.2 Dispensar adequado tratamento físico aos documentos, observando cuidados de higiene no seu manuseio, fazer furos centralizados, fazer as dobras necessárias com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada, evitar uso de grampos metálicos, clips, preservar informações ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc.
7.3 Caberá a cada órgão ou entidade desenvolver seu respectivo manual operacional das ações destinadas ao serviço de protocolo, detalhando as rotinas e procedimentos, com base nesta norma.
7.4 Cada órgão ou entidade deverá ter uma comissão credenciada, com competência para receber documentos de caráter sigiloso, como confidenciais, secretos e reservados.
7.5 Caberá a cada órgão ou entidade definir sua própria estrutura de protocolo, determinando quanto à existência de protocolo central e/ou setorial.
7.6 As dúvidas e casos omissos serão dirimidos junto ao Departamento de Logística e Serviços Gerais, subordinado à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
(Of. El. nº 010/03)
D.O.U.
REP. 09/01/2003
23/12/2002
