Garante a vaga no concurso público, aquele candidato que se destaca dos demais por algum diferencial. Ter conhecimentos a respeito da produção de como fazer redação nos padrões da linguagem oficial é uma excelente alternativa para quem deseja trabalhar no serviço público, quer ter um diferencial e se sair bem nas provas. Os concursos para os cargos de escriturário, escrivão e técnico administrativo costumam cobrar esse assunto em caráter classificatório. Como elaborar um ofício, um aviso, parecer, ata, e um memorando são os itens sobre Redação Oficial mais cobrados em provas. Mas, afinal, o que vem a ser Redação Oficial!
Introdução ao Manual de Redação da Presidência
No dia 11 de janeiro de 1991, o Presidente da República autorizou a revisão, atualização, uniformização e simplificação das normas de redação de atos e comunicações oficiais, resultando na publicação da primeira edição deste Manual de Redação da Presidência da República, um documento que define as normas de redação de comunicações oficiais e atos.
O principal objetivo era evitar a edição de normas que fossem redundantes ou desnecessárias, além de possibilitar um aumento da transparência no momento de elaboração dos atos normativos, bem como na verificação do nível de experiência dos encarregados, que ficavam de executar o que estava disposto na norma.
Para a segunda edição do Manual de Redação da Presidência, foram necessárias uma revisão e atualização dos textos, mas preservando integralmente as diretrizes do primeiro trabalho desenvolvido. A verdadeira intenção da elaboração do manual foi visar a contribuição cultural administrativa de profissionalização de quem trabalha no serviço público.
Atualmente, destaca-se na classificação de concursos quem sabe, na teoria e prática, os principais fundamentos na escrita de uma Redação Oficial. Elaborar um texto conciso, objetivo e claro, principalmente se tratando de documento que tratam do serviço público, é uma tarefa que exige constante atualização e conhecimentos do padrão culto da língua portuguesa.
Redação Oficial
O conceito de redação oficial está associado à forma como o Poder Público redige as comunicações e os atos normativos. De acordo com a Constituição Federal, a Administração Pública reúne alguns dos principais fundamentos nesse processo, como a legalidade, moralidade, publicidade, eficiência, utilização do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade, uniformidade e, principalmente, a impessoalidade. Todos esses elementos devem, de alguma maneira, nortear a construção dos atos e comunicações oficiais.
A prioridade estabelecida pelo uso dos padrões da Redação Oficial está em criar textos compreensíveis, transparentes e inteligíveis, em que qualquer cidadão tenha a capacidade de interpretá-los. Eis a definição de alguns desses princípios:
A Impessoalidade
Alguns parâmetros devem ficar estabelecidos no momento de se redigir um comunicado oficial e, dentre eles, está a impessoalidade. Ela é definida, primeiramente, qual se é definido o comunicador, o comunicado e o receptor da comunicação. Como se trata de uma redação oficial, englobam-se o serviço público, a mensagem passada pelo órgão, e o destinatário, ou seja, o conjunto dos cidadãos, ou até mesmo um órgão público a quem se destina a mensagem.
Para tanto, os assuntos tratados devem adquirir um cunho impessoal, pois é sempre em nome do Serviço Público que a comunicação é realizada. Isso gera uma padronização, uma uniformidade nos comunicados elaborados por diferentes setores da Administração. Tal importância ao fator impessoalidade se deve também ao fato de estar se tratando de um público homogêneo, que tanto pode ser um órgão público, ou simplesmente um cidadão. Para finalizar, o caráter do próprio assunto tratado deve ser impessoal.
A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais
No caso de comunicados oficias, há exigências de um determinado nível de linguagem a ser empregado neles, pois o próprio caráter público dos documentos faz com que exista essa finalidade. Os atos oficiais, que estabelecem algumas regras de conduta aos cidadãos, ou regulamentam o funcionamento dos órgãos, só atingem seu objetivo na comunicação, caso seja empregada uma linguagem adequada.
As linguagens de uso restrito, como aquelas entendidas por alguns poucos grupos, como as gírias, os regionalismos vocabulares, e os jargões técnicos devem ser evitados. Já o uso da padrão culto da língua deve sempre ser um referencial para as redações de comunicados e atos normativos, pois nele estão se observa o uso de regras da gramática formal e o emprego de um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. No entanto, pode haver preferências pelo uso de determinadas expressões, excluindo, porém, a utilização de jargões burocráticos deve ser evitada, pois pode limitar a compreensão de quem vai receber a mensagem.
O uso da linguagem técnica não deve ser indiscriminado, mas sim empregado para alguns assuntos e situações que a exijam. Os rebuscamentos acadêmicos ou vocabulário próprio de uma determinada área devem ser simplificados e reescritos em uma linguagem mais universal, para haja entendimento por quem não esteja familiarizado com aqueles termos.
Formalidade e Padronização
Uma das regras a seguir em um documento oficial é a sua formalidade, ou seja, devem obedecer a uma certa forma. Além da impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, é necessário uma formalidade no tratamento que se utiliza para se dirigir ao destinatário. O quesito formalidade se apresenta com a finalidade de trazer civilidade e enfoque ao assunto tratado em determinada comunicação.
A apresentação dos textos também devem seguir um padrão de clareza datilográfica, utilização de papéis uniformes para a redação oficial, e diagramação.
Concisão e Clareza
Conhecida por ser uma qualidade do texto oficial, a concisão é caracterizada por transmitir, com um mínimo de palavras, um máximo de informações. Para conseguir criar um texto objetivo, é fundamental ter conhecimento do assunto abordado, bem como fazer uma revisão do que já foi escrito, pois é por meio da releitura que as repetições desnecessárias são percebidas.
A clareza é outro ponto forte e imprescindível de um documento oficial. Um texto claro pode ser definido como aquele que contribuiu para a compreensão imediata pelo leitor. Para que se possa atingir um nível de clareza suficiente em um texto, é importante salientar que isso depende da presença de outras características no texto, como: impessoalidade, pois evita ambiguidade de interpretações; uso do padrão culto de linguagem, pois evita o uso de gírias e jargões; a formalidade e a padronização, possibilitando a uniformidade dos textos; e concisão, que evita palavras desnecessárias que nada acrescentam ao texto.
A revisão dos textos é outro fator que contribuiu consideravelmente para a existência de concisão e clareza. Reveja os termos, siglas, se seu documento oficial será bem entendido pelo público ou órgão.
O Padrão Ofício
São três os tipos de expedientes que se diferenciam, primeiramente pela finalidade, e depois pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Para criar um modelo uniforme deles, pode-se adotar um único formato de diagramação; a esse padrão, dá-se o nome de padrão ofício.
Partes do documento no Padrão Ofício
Algumas partes devem estar contidas, igualmente, no aviso, ofício e o memorando. São elas:
- Seguido da sigla do órgão que o expede, devem constar o tipo e o número do expediente.
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF
Aviso 123/2002-SG
Of. 123/2002-MME
- Com alinhamento à direita, deve constar, por extenso, o local e a data em que o documento foi assinado.
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 2012.
- O resumo do que será tratado no documento deverá ser colocado em assunto.
Exemplo:
Assunto: Produtividade do órgão em 2012.
- Destinatário: deve conter o nome e o cargo da pessoa a quem se destina a comunicação. Nos ofícios, deve-se incluir o endereço.
- Texto: As situações que não forem um simples encaminhamento de documentos, o expediente deve conter estruturas como: introdução (assunto que motiva a comunicação, com emprego da forma direta e evitando termos como “tenho a honra de”, “tenho prazer de”); desenvolvimento (detalhamento do assunto, com as ideias separadas por parágrafos distintos, permitindo maior clareza); e conclusão (reafirmação ou reapresentação da posição sobre o assunto).
- Quando a situação for de encaminhamento de documentos, a estrutura deve conter: introdução (inicia-se com uma referência ao expediente que fez a solicitação do encaminhamento, ou com a informação do motivo da comunicação, que no caso seria encaminhar. Em seguida, adicionar os dados completos do documento, como o tipo, data, origem ou signatário e o assunto abordado.); e desenvolvimento (espaço onde se encontra algum comentário do autor da comunicação, a respeito do documento encaminhado. Caso não haja comentários, não há parágrafos de desenvolvimento).
Exemplo:
Em resposta ao Aviso nº12, de 1º de fevereiro de 2011, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº34, de 3 de abril de 2010, no Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”
- fecho: utiliza-se para arrematar o texto e saudar o destinatário. O documento deve conter assinatura e identificação do cargo daquele que o emite. Existem dois tipos de fechos diferentes para as diversas modalidades do texto oficial.
Exemplo:
Respeitosamente. (deve ser usado para destinatários como autoridades superiores, incluindo o Presidente da República);
Atenciosamente. (deve ser utilizado para destinatários como autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior).
- Assinatura e identificação do autor da comunicação (com exceção dos comunicados assinados pelo Presidente da República, todas as outras devem conter um espaço, abaixo do local da assinatura, para o nome e o cargo da autoridade que as emite.)
Exemplo:
(espaço para assinatura)
NOME COMPLETO
Ministro da Secretaria de Aviação Civil
Forma de Diagramação
Os documentos que seguem a linha do Padrão Ofício devem ser apresentados dentro de alguns parâmetros, como:
- Utilização da fonte Times New Roman, tamanho 12 no texto geral, 11 nas citações e 10 quando houver notas de rodapé;
- Permite-se a utilização das fontes Symbol e Wingdings para os símbolos não existentes na fonte Times New Roman;
- A partir da segunda página do documento oficial, é obrigatório inserir número da página no restante;
- Utiliza-se “margem espelho” para a impressão de ofícios, memorandos e anexos, ou seja, impressão em ambas as faces do papel, e margem esquerda e direita com distâncias invertidas nas páginas pares;
- Os parágrafos devem ser iniciados a 2,5 cm de distância da margem esquerda;
- Delimita-se, no mínimo, 3,0 cm de largura para o campo destinado à margem lateral esquerda;
- Destina-se um espaço de 1,5 cm para a margem lateral direita;
- Os textos deve conter espaçamento simples entre as linhas, e de 6 pontos entre os parágrafos. Caso o editor de texto não tenha recursos para essas configurações, o ideal seria de uma linha em branco entre os parágrafos;
- Evitar o abuso de negrito, itálico, sublinhado, maiúsculas, sombra, relevo, bordas, ou excessos de formatação que prejudiquem a clareza e elegância do documento;
- A tinta preta deve ser usada para impressão, sempre no papel branco. Impressão colorida somente nos casos de gráficos e ilustrações;
- Papel de tamanho A-4 para as impressões de todos os tipos de documentos do Padrão Ofício;
- De preferência, utiliza-se o formato de arquivo Rich Text para os documentos de texto;
- Na medida do possível, os documentos elaborados devem ser preservados como arquivo de texto, para que outras pessoas possam consultar ou aproveitar trechos, posteriormente;
- O nomeação do arquivo deve seguir um determinado padrão, para facilitar sua localização;
Exemplo:
tipo do documento + número do mesmo + palavras-chave do conteúdo
“Of 123 – produtividade ano 2012”
Aviso e Ofício
Bastante semelhantes, a única diferença entre o Aviso e o Ofício está em que primeiro é expedido somente por Ministros de Estado, quando o comunicado é para autoridades de mesma hierarquia; o segundo, por e pelas demais autoridades. A principal finalidade de ambos está relacionado ao tratamento que os órgãos da Administração Pública dão aos assuntos oficiais, entre si; no segundo, trata também dos casos particulares.
Forma e Estruturas
Seguem o mesmo modelo do Padrão Ofício, incluindo um vocativo, seguido por vírgula, para invocar o destinatário.
Exemplo:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Memorando
Utilizado como uma forma de comunicação interna, o memorando é um documento elaborado entre unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas pertencentes ao mesmo nível hierárquico, ou não. Seu caráter pode ser simplesmente administrativo, ou também pode ser útil para a demonstração de ideias, projetos, diretrizes e outros, que podem ser adotados por determinado setor público.
A agilidade é a sua principal característica. A rapidez e simplicidade de seus procedimentos define como deve ser a tramitação desse documento. Com o intuito de se evitar o aumento desnecessário do número de comunicações, no próprio memorando deve constar os dados do despacho; em caso de falta de espaço, inserir em folha de continuação. Esse processo contribuiu para a transparência quanto às decisões tomadas, assegurando que o andamento do documento possua um histórico.
Forma e Estruturas
O memorando segue a mesma linha de modelo do Padrão Ofício; o que os diferencia é o fato de se mencionar o cargo ocupado pelo destinatário.
Exemplo:
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Exposição de Motivos
Quando para informar o Presidente da República ou o Vice-Presidente de algum assunto, propor uma medida ou submeter, a sua consideração, um projeto de ato normativo, dirige-se um expediente chamado "Exposição de Motivos." Geralmente, quem costuma dirigir a exposição de motivos é um Ministro de Estado. Para situações em que ocorre o envolvimento de mais de um Ministério no assunto tratado, a exposição de motivos deve requerer a assinatura de todos os Ministros envolvidos. Para esse caso, dá-se o nome de "interministerial".
Uma cópia do documento dessa modalidade de comunicação pode ser, em certos casos, encaminhada ao Congresso Nacional, ao Poder Judiciário, ou ser publicada no Diário Oficial da União, a versão integral, ou parte dela.
Forma e Estruturas
De uma maneira geral, a estrutura e forma da Exposição segue a linha de apresentação do Padrão Ofício. De acordo com seu propósito, a Exposição de Motivos pode ser apresentada em duas formas básicas de estrutura, como a que tenha simplesmente um caráter informativo, e outra para os casos de proposta de medida ou submissão de um projeto de ato normativo.
A proposta de alguma medida ou projeto de ato normativo que estejam inclusos em anexo à exposição de motivos, deve conter, além da estrutura do padrão ofício e cometários pertinentes do autor, uma introdução (com a situação a ser tratada), um desenvolvimento (as razões daquela medida ou ato normativo) e uma conclusão (qual medida a ser tomada ou qual ato a ser editado para uma possível solução do problema).
Outro detalhe importante de se lembrar é que o documento deve trazer um formulário de anexo à exposição de motivos e, de acordo o modelo previsto no Anexo II do Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002, deve estar devidamente preenchido.
Mensagem
Dá-se o nome de mensagem ao instrumento de comunicação oficial utilizado pelos chefes dos Poderes Públicos. Destaca-se as mensagens que o Poder Legislativo recebe do Chefe do Poder Executivo, com informações a respeito da Administração Pública. O documento possui algumas finalidades que, de um modo geral, estão ligadas ao agradecer e fazer todas as comunicações que sejam de interesse público e da Nação.
Forma e Estruturas
Alguns parâmetros devem ser seguidos para a redação de uma mensagem, como:
- Em horizontal, inserir o tipo de expediente, com número, perto do início da margem esquerda;
Exemplo:
Mensagem nº
- Inserir o cargo ocupado pelo destinatário, após inserir o pronome de tratamento, também em horizontal e no início da margem esquerda;
Exemplo:
Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
- Inicia-se o texto a 2cm do vocativo;
- Na vertical, inserir local e data, a 2 cm do final do texto. Na horizontal, os dois devem coincidir o final com a margem direita;
- O signatário, assim como os diversos atos que são assinados pelo Presidente da República, não pé identificado na mensagem.
Telegrama
Para facilitar o entendimento a respeito de alguns procedimentos burocráticos, ficou decidido que toda comunicação oficial que fosse expedido por meio de telegrafia, telex e outros, deve se chamar telegrama.
Por não ser o modelo mais atual de comunicação, além de depender da verba pública para ser enviada, o uso do telegrama é restrito às situações que o envio pelo correio eletrônico ou fax não seja possível, ou por alguma medida de urgência. Quando usada, a concisão e clareza em sua escrita deve ser uma prioridade.
Forma e Estruturas
Preenchendo os formulários que se encontram disponíveis nos Correios, ou até mesmo na Internet, não há necessidade em se seguir um padrão rígido de estrutura no telegrama.
Fax
Devido ao desenvolvimento da internet, esse meio de comunicação se encontra em desuso. Seu uso está ligado à transmissão de mensagens urgentes e para enviar um documento antecipadamente, quando não há possibilidade de uso do meio eletrônico. O arquivamento se faz por meio da cópia do documento, já que o papel de fax tem uma temporalidade curta.
Forma e Estruturas
Ao enviar um documento por fax, convêm-se juntá-lo a um modelo principal, como folha de rosto, onde encontra-se um simples formulário que traz alguns dados de identificação da mensagem a ser enviada, como órgão expedidor, setor do órgão, endereço do órgão, destinatário, nº do fax de destino, data, remetente, telefone para contato, fax/correio eletrônico, nº de páginas, nº do documento e observações.
Correio Eletrônico
Usualmente denominado e-mail, o correio eletrônico é conhecido por sua velocidade, baixo custo de envio e, atualmente, é o principal meio de comunicação para se transmitir documentos.
Forma e Estruturas
A flexibilidade é uma das palavras-chave quando se fala em e-mail. Não há exigências de uma forma rígida em sua estrutura, mas deve-se tomar cuidado com o uso de uma linguagem incompatível com a comunicação oficial. A lacuna “assunto” deve ser preenchida com a finalidade de se organizar os documentos que se encontram, tanto nas pastas do destinatário, quanto nas do remetente. Os arquivos anexados no e-mail devem, de preferência, ter o formato Rich Text. O espaço para mensagem, quando se anexa um arquivo, deve ser utilizado para incluir as mínimas informações sobre o conteúdo.
Quando possível, utilizar um recurso conhecido como “confirmação de leitura”, ou inserir uma mensagem com o pedido de confirmação do recebimento.
Valor Documental
Para que o e-mail possa ser reconhecido como um documento original, tendo valor documental, é preciso existir, segundo alguns termos da legislação, uma certificação digital que identifique e ateste o remetente.
