Aviso e Ofício
Bastante semelhantes, a única diferença entre o Aviso e o Ofício está em que primeiro é expedido somente por Ministros de Estado, quando o comunicado é para autoridades de mesma hierarquia; o segundo, por e pelas demais autoridades. A principal finalidade de ambos está relacionado ao tratamento que os órgãos da Administração Pública dão aos assuntos oficiais, entre si; no segundo, trata também dos casos particulares.
Forma e Estruturas
Seguem o mesmo modelo do Padrão Ofício, incluindo um vocativo, seguido por vírgula, para invocar o destinatário.
Exemplo:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Memorando
Utilizado como uma forma de comunicação interna, o memorando é um documento elaborado entre unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas pertencentes ao mesmo nível hierárquico, ou não. Seu caráter pode ser simplesmente administrativo, ou também pode ser útil para a demonstração de ideias, projetos, diretrizes e outros, que podem ser adotados por determinado setor público.
A agilidade é a sua principal característica. A rapidez e simplicidade de seus procedimentos define como deve ser a tramitação desse documento. Com o intuito de se evitar o aumento desnecessário do número de comunicações, no próprio memorando deve constar os dados do despacho; em caso de falta de espaço, inserir em folha de continuação. Esse processo contribuiu para a transparência quanto às decisões tomadas, assegurando que o andamento do documento possua um histórico.
Forma e Estruturas
O memorando segue a mesma linha de modelo do Padrão Ofício; o que os diferencia é o fato de se mencionar o cargo ocupado pelo destinatário.
Exemplo:
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos
Exposição de Motivos
Quando para informar o Presidente da República ou o Vice-Presidente de algum assunto, propor uma medida ou submeter, a sua consideração, um projeto de ato normativo, dirige-se um expediente chamado "Exposição de Motivos." Geralmente, quem costuma dirigir a exposição de motivos é um Ministro de Estado. Para situações em que ocorre o envolvimento de mais de um Ministério no assunto tratado, a exposição de motivos deve requerer a assinatura de todos os Ministros envolvidos. Para esse caso, dá-se o nome de "interministerial".
Uma cópia do documento dessa modalidade de comunicação pode ser, em certos casos, encaminhada ao Congresso Nacional, ao Poder Judiciário, ou ser publicada no Diário Oficial da União, a versão integral, ou parte dela.
Forma e Estruturas
De uma maneira geral, a estrutura e forma da Exposição segue a linha de apresentação do Padrão Ofício. De acordo com seu propósito, a Exposição de Motivos pode ser apresentada em duas formas básicas de estrutura, como a que tenha simplesmente um caráter informativo, e outra para os casos de proposta de medida ou submissão de um projeto de ato normativo.
A proposta de alguma medida ou projeto de ato normativo que estejam inclusos em anexo à exposição de motivos, deve conter, além da estrutura do padrão ofício e cometários pertinentes do autor, uma introdução (com a situação a ser tratada), um desenvolvimento (as razões daquela medida ou ato normativo) e uma conclusão (qual medida a ser tomada ou qual ato a ser editado para uma possível solução do problema).
Outro detalhe importante de se lembrar é que o documento deve trazer um formulário de anexo à exposição de motivos e, de acordo o modelo previsto no Anexo II do Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002, deve estar devidamente preenchido.
Mensagem
Dá-se o nome de mensagem ao instrumento de comunicação oficial utilizado pelos chefes dos Poderes Públicos. Destaca-se as mensagens que o Poder Legislativo recebe do Chefe do Poder Executivo, com informações a respeito da Administração Pública. O documento possui algumas finalidades que, de um modo geral, estão ligadas ao agradecer e fazer todas as comunicações que sejam de interesse público e da Nação.
Forma e Estruturas
Alguns parâmetros devem ser seguidos para a redação de uma mensagem, como:
- Em horizontal, inserir o tipo de expediente, com número, perto do início da margem esquerda;
Exemplo:
Mensagem nº
- Inserir o cargo ocupado pelo destinatário, após inserir o pronome de tratamento, também em horizontal e no início da margem esquerda;
Exemplo:
Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,
- Inicia-se o texto a 2cm do vocativo;
- Na vertical, inserir local e data, a 2 cm do final do texto. Na horizontal, os dois devem coincidir o final com a margem direita;
- O signatário, assim como os diversos atos que são assinados pelo Presidente da República, não pé identificado na mensagem.
Telegrama
Para facilitar o entendimento a respeito de alguns procedimentos burocráticos, ficou decidido que toda comunicação oficial que fosse expedido por meio de telegrafia, telex e outros, deve se chamar telegrama.
Por não ser o modelo mais atual de comunicação, além de depender da verba pública para ser enviada, o uso do telegrama é restrito às situações que o envio pelo correio eletrônico ou fax não seja possível, ou por alguma medida de urgência. Quando usada, a concisão e clareza em sua escrita deve ser uma prioridade.
Forma e Estruturas
Preenchendo os formulários que se encontram disponíveis nos Correios, ou até mesmo na Internet, não há necessidade em se seguir um padrão rígido de estrutura no telegrama.
Fax
Devido ao desenvolvimento da internet, esse meio de comunicação se encontra em desuso. Seu uso está ligado à transmissão de mensagens urgentes e para enviar um documento antecipadamente, quando não há possibilidade de uso do meio eletrônico. O arquivamento se faz por meio da cópia do documento, já que o papel de fax tem uma temporalidade curta.
Forma e Estruturas
Ao enviar um documento por fax, convêm-se juntá-lo a um modelo principal, como folha de rosto, onde encontra-se um simples formulário que traz alguns dados de identificação da mensagem a ser enviada, como órgão expedidor, setor do órgão, endereço do órgão, destinatário, nº do fax de destino, data, remetente, telefone para contato, fax/correio eletrônico, nº de páginas, nº do documento e observações.
Correio Eletrônico
Usualmente denominado e-mail, o correio eletrônico é conhecido por sua velocidade, baixo custo de envio e, atualmente, é o principal meio de comunicação para se transmitir documentos.
Forma e Estruturas
A flexibilidade é uma das palavras-chave quando se fala em e-mail. Não há exigências de uma forma rígida em sua estrutura, mas deve-se tomar cuidado com o uso de uma linguagem incompatível com a comunicação oficial. A lacuna “assunto” deve ser preenchida com a finalidade de se organizar os documentos que se encontram, tanto nas pastas do destinatário, quanto nas do remetente. Os arquivos anexados no e-mail devem, de preferência, ter o formato Rich Text. O espaço para mensagem, quando se anexa um arquivo, deve ser utilizado para incluir as mínimas informações sobre o conteúdo.
Quando possível, utilizar um recurso conhecido como “confirmação de leitura”, ou inserir uma mensagem com o pedido de confirmação do recebimento.
Valor Documental
Para que o e-mail possa ser reconhecido como um documento original, tendo valor documental, é preciso existir, segundo alguns termos da legislação, uma certificação digital que identifique e ateste o remetente.
