Com base nos princípios modernos de Arquivologia, surgiram normas e manuais técnicos para controlar a gestão dos documentos públicos e trazer uma organização do Estado e da sociedade. Desde muito tempo, pensava-se sobre a organização e acesso a esses documentos, mas foi a partir de 1988 que a Constituição Federal instituiu que:
“cabem à administração pública,na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem” Artº 216, parágrafo 2º.
Essa regra se fortaleceu ainda mais em 8 de janeiro de 1991, com a Lei 8.159/91, sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. A classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivos são de suma importância para a organização dos arquivos correntes e intermediários e foram produzidos por técnicos do Arquivo Nacional, da Antiga Secretaria da Administração Federal e do Ministério do Planejamento, analisados e aprovados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) que é vinculado ao Arquivo Nacional.
De acordo com o órgão que o documento estiver relacionado, a gestão deverá ser feita pela instituição arquivística, afim de serem orientados. Assim, poderá ser implementado o código e a tabela conforme atividades-fim (relativas ao órgão) e atividades-meio (serviços terceirizados). Por causa da dinâmica a que sofrem algumas atividades públicas é necessário que hajam alterações e revisões para a atualização dos documentos. Veja como são utilizadas as seguintes técnicas:
Código de Classificação de Arquivo
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
A tabela de temporalidade contém as atividades-meio e atividades-fim de cada órgão e se destina a definir o tempo de uso e o destino dos documentos relativas as atividades específicas.Para que seja validada, após a sua produção, deverá ser encaminhada para uma instituição arquivística pública.
De acordo com o prazo de vida dos documentos, a necessidade de definir um período para eliminação ou arquivamento foi fundamental para a administração. Esse conceito é chamado de ciclo de vida documental arquivístico. Esse método já era utilizado nos Estados Unidos e Canadá e em países da Europa. No Brasil, com a Lei 8.159/91, em seu artigo 9º, foi definido a eliminação de documentos sob orientação de uma instituição arquivística.
As pesquisas sobre o período de arquivamento de documento começaram a ser feitos desde 1970. O Arquivo Nacional fez um manual cujo título é “Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos” em 1985. No ano seguinte, foram realizadas as primeiras aplicações da técnica por meio da Divisão de Pré-Arquivo do Arquivo Nacional.
Essas aplicações, mesmo que restritas, foram um grande passo para diminuir a quantidade de documentos armazenados e também, tornar o espaço de destinação mais organizado, produtivo e eficaz. Após pesquisas e entrevistas com várias pessoas, incluindo historiadores e servidores relativos à área, foi definido em 1993, a Comissão Interna de Avaliação que determinou prazos e destino dos documentos após anos de uso. Outra fase foi a elaboração da tabela de temporalidade.
Houve a criação de uma tabela em 1993 para os documentos da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN). Para isso, um grupo de técnicos do Arquivo Nacional foi organizado. Foi criado também, a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (Ctad), após a instalação do Conarq, para tornar a tabela produzidas pelo SEPLAN juntamente com o Arquivo Nacional, mais usável e aplicável a documentos em todas as esferas públicas.
Veja como é feita a Configuração da Tabela de Temporalidade.
