Todo documento dentro da Administração Pública tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devem criar e usar uma Tabela de Temporalidade, Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomadas de acordo com o tipo de documento em questão.

Para configurar e utilizar corretamente uma tabela de temporalidade será necessário definir os seguintes itens:

Assunto

Os documentos de uma instituição serão organizado pela hierarquia de atividades e funções. As funções, atividades, documentos e espécies foram nomeadas de assuntos e organizados de acordo com um código específico que será o auxílio para arquivar documentos. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

Prazo de Guarda

O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos. O prazo definido foi em anos.

Para tanto, deve ser definida uma ação concreta para especificar uma data para o conjunto de documentos. Uma ação concreta poderá ser “até aprovação das contas ou até a quitação da dívida”. Assim, esse prazo é definido em duas fases:

Fase corrente

Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

Fase intermediária

Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

De acordo com a realidade arquivística no Brasil, os prazos de guarda, nessas fases seguem as seguintes variáveis: 

1. Para os órgãos que possuem um local de armazenamento de documentos, mas necessitam de serviços de arquivamento intermediário é preciso redefinir os prazos de acordo com as características de cada fase, sem alterar o prazo total de guarda. Esses órgão devem possuir um seguintes setores para armazenamento:

» arquivo setorial – aquele que está dentro da organização;
» arquivo central – (fase intermediária I) que está no depósito dentro do órgão e pode ser requerido a qualquer momento;
» arquivo intermediário – (fase intermediária II) a gestão será feita por uma instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal.

2.  Já para os órgãos com local para armazenamento (arquivo central), mas sem serviços de arquivamento intermediário, deve-se utilizar o arquivamento corrente e o arquivo central funcionará como arquivo intermediário. Para isso deverá obedecer os prazos e recolher o arquivo permanente.

3. Para os órgãos sem local para armazenamento, mas com serviços de arquivamento intermediário. Os próprios órgãos poderão armazenar os documentos e estarão na fase de arquivamento corrente (transferindo documentos), após o prazo de guarda, levar para o arquivo intermediário que recolherá o arquivo permanente.

4. Para os órgãos sem local para armazenamento e sem serviços de arquivamento intermediário, os próprios órgãos farão o armazenamento dos documentos próximo ao local de trabalho (armazenamento corrente) e a guarda intermediária pelo próprio órgão ou pelo arquivo público.

Destinação Final

Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa. A guarda permanente dos documentos será sempre feita por uma instituição arquivística pública, como o Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais e municipais. Um exemplo disso é o Arquivo Público do Distrito Federal, que guarda informações sobre a história da capital em diversos formatos multimídia. Há instituições que guardam os seus próprios arquivos permanentes, sob orientação técnicas dos arquivos públicos.

Observações

É o local destinado para incluir informações adicionais, justificativas e orientações sobre suporte à informação e destino dos documentos na tabela.

 Veja o exemplo da tabela extraída do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública" (Conarq 2011):

 

Visualize esta tabela com mais detalhes

• < Anterior
• Próximo >