É um tipo de técnica de classificação para todos os documentos produzidos ou recebidos por um órgão público. Devido a essa classificação, os documentos poderão ser melhor agrupados, recuperados e apagados em uma posterior consulta. Seu objetivo é dar agilidade à recuperação dos arquivos, bem como a sua avaliação, seleção, exclusão, troca, devolução e acesso aos documentos.

Na classificação por assuntos (funções, atividades e espécies e tipos documentais), os documentos são agrupados de acordo com um mesmo tema. Eles seguem uma hierarquia e são organizados conforme as funções e atividades de cada órgão.

Nessa hierarquia, códigos numéricos são atribuídos a cada documento segundo a hierarquia funcional do órgão que é definida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos e tomando como critério do tema mais geral para o mais particular.

Modelo de Código de Classificação Decimal

Para adotar essa técnica foi utilizado o sistema decimal com o assunto. O código é dividido em dez classes, que são consideradas as principais, e estas são divididas em subclasses, grupos e subgrupos. As classes principais são simbolizadas por um número inteiro de três algarismos. Veja:

Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900

Essas classes são nomeadas com as principais funções executadas pelo órgão. A partir dessa definição, segue a classificação por subclasses, grupos e subgrupos. Veja no exemplo:

Cada item é representado por uma margem que irá mostrar a hierarquia dos assuntos tratados. O código tratado em questão, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 (Administração Geral) e a classe 900 (Assuntos Diversos). As outras classes (100 a 800) estarão relacionadas as principais atividades executadas pelo órgão. Como elas não são comuns, devem ser definidas de acordo com as orientações da instituição arquivística.

Este código ainda é composto por um índice que será organizado em ordem alfabética e relacionado ao código numérico correspondente para facilitar a procura e seleção dos assuntos.

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