É um tipo de técnica de classificação para todos os documentos produzidos ou recebidos por um órgão público. Devido a essa classificação, os documentos poderão ser melhor agrupados, recuperados e apagados em uma posterior consulta. Seu objetivo é dar agilidade à recuperação dos arquivos, bem como a sua avaliação, seleção, exclusão, troca, devolução e acesso aos documentos.

Na classificação por assuntos (funções, atividades e espécies e tipos documentais), os documentos são agrupados de acordo com um mesmo tema. Eles seguem uma hierarquia e são organizados conforme as funções e atividades de cada órgão.

Nessa hierarquia, códigos numéricos são atribuídos a cada documento segundo a hierarquia funcional do órgão que é definida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos e tomando como critério do tema mais geral para o mais particular.

Modelo de Código de Classificação Decimal

Para adotar essa técnica foi utilizado o sistema decimal com o assunto. O código é dividido em dez classes, que são consideradas as principais, e estas são divididas em subclasses, grupos e subgrupos. As classes principais são simbolizadas por um número inteiro de três algarismos. Veja:

Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900

Essas classes são nomeadas com as principais funções executadas pelo órgão. A partir dessa definição, segue a classificação por subclasses, grupos e subgrupos. Veja no exemplo:

Cada item é representado por uma margem que irá mostrar a hierarquia dos assuntos tratados. O código tratado em questão, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 (Administração Geral) e a classe 900 (Assuntos Diversos). As outras classes (100 a 800) estarão relacionadas as principais atividades executadas pelo órgão. Como elas não são comuns, devem ser definidas de acordo com as orientações da instituição arquivística.

Este código ainda é composto por um índice que será organizado em ordem alfabética e relacionado ao código numérico correspondente para facilitar a procura e seleção dos assuntos.

 Aplicação do Código de Classificação de Arquivo

 

A classificação de arquivos é essencial na gestão completa e na verificação das informações. Através dela, as rotinas relacionadas a cada órgão e os procedimentos auxiliam na aplicação e consequente eficiência no arquivamento das informações. Por meio da classificação e arquivamento de documentos entende-se o funcionamento dessa técnica.

Classificação de documentos

A classificação deverá ser feita por servidores qualificados e estes deverão executar dois passos:

• Estudo: análise e leitura dos documentos de forma a detectar por qual assunto serão classificados.
• Codificação: inserir o código referente ao assunto escolhido.

Como proceder na classificação?

Primeiro, é recebido um documento para análise, após a leitura é extraído o assunto principal e outros assuntos relacionados ao conteúdo. Dentro da tabela de classificação, descubra qual o código que pertence o assunto escolhido. No primeiro documento, escreva o código selecionado e preencha a Folha de Referência. Veja o modelo a seguir:

Extraído do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública (Conarq 2001)"

 

Caso encontre algum outro documento para anexar, não esqueça de escrever o código correspondente, em cada documento anexado.

Arquivamento de documentos

Na parte do arquivamento e após a sua classificação, há os seguintes passos que devem ser obedecidos:

• Inspeção: é feito uma verificação do documento, constatando se o assunto, os anexos e classificação está correta ou deverá ser alterada.
• Ordenação: os documentos são ordenados de acordo com os assuntos em comum. Com esse passo, faz-se a verificação dos erros, afim de minimizá-los, e também, organizando-os e facilitando o arquivamento.

Depois dessa última fase, os documentos com mesmo código serão agrupados em dossiês com capas e prendedores específicos que farão referência ao código, o assunto e, se preciso, nome, órgão, firma ou lugar. Esses dados estarão na capa para facilitar a identificação dos documentos. Apenas, os processos e os volumes não serão incluídos dentro do dossiê. Todos esses elementos serão colocados em caixas ou pastas.

Com isso o processo terá maior eficiência e produtividade, pois haverá a diminuição do número de pastas com dossiês correspondentes no mesmo local. Outro benefício é a organização interna da pasta, inserindo o nome da pessoa, do órgão, firma ou lugar a que o documento se refere.

• Arquivamento: após a classificação total do documento, ele é colocado dentro de uma pasta suspensa, caixa ou prateleira. Obs.: Cuidado ao guardar um documento, pois se feito errado será mais difícil localizá-lo.

Como proceder no arquivamento?

Encontre documentos relacionados ao assunto, agrupe-os e coloque-os em ordem cronológica decrescente, sempre insira a data mais recente primeiro.

Para os documentos que não estão agrupados em um mesmo assunto ou não possuem relação com nenhum, adote como critério a ordem cronológica, alfabética, geográfica etc. e forme dossiês.

Veja se há cópias, deixe a original e exclua as outras. Se não houver original, fique apenas com uma cópia. Atente-se ao inserir os documentos nas capas apropriadas, exceto os volumes e processos que devem permanecer soltos na pasta para facilitar o manejo deles.

• Retirada e Controle: nessa fase os documentos são retirados do arquivo para empréstimo, esclarecimento de informações ou para realizar uma juntada (termo jurídico que se refere a anexação ou inclusão de um documento num processo em andamento).

Para que haja uma retirada, é necessário haver um recibo de empréstimo com todos os dados referentes ao documento, assim como as datas de saída e devolução. O objetivo é controlar o prazo de saída dos documentos e verificar a frequência em que ele é utilizado. O recibo funciona como comprovante de localização do arquivo, pois ele deverá ter duas vias, a 1ª estará dentro da pasta a qual o documento foi retirado. Após a devolução, deverá ser excluído. A 2ª via será anexada em um fichário, em ordem cronológica, afim de controlar e cobrar após o vencimento do prazo de entrega.

Extraído do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública" (Conarq 2011)

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