Aplicando Tabela de Temporalidade
Existem rotinas adequadas para a elaboração de uma tabela de temporalidade. Além do procedimento já citado, a seleção, o destino dos documentos e o cumprimento dos prazos de guarda são feitos por meio de rotinas que irão auxiliar na hora da produção:
Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente
Verificar, separar, eliminar cópias e destinar os documentos para exclusão, seguindo os prazos de guarda.
Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária
Verificar, separar documentos de acordo com os conjuntos de documentos comuns, fazer a triagem dos documentos para guarda permanente, bem como alteração ao suporte, se for o caso; Registrar e elaborar termo de eliminação, listar documentos para o recolhimento, de acordo com as orientações da instituição arquivística relativa a guarda permanente.
Alteração do suporte da informação
Fase em que são adotados recursos tecnológicos para alterar o suporte da informação. Isso irá requerer seguir técnicas e leis, além de verificar a disponibilidade de pessoal, os recursos financeiros, instalações dos arquivos de segurança e outras condições para correto funcionamento do suporte. Apesar de reduzir a necessidade de armazenamento de informações, pode gerar despesas no órgão.
As vantagens desse método são: agilidade na recuperação da informação, preservação dos documentos, melhor aproveitamento do espaço para armazenar documentos, facilidade no manuseio, entre outras.
Para modificar documentos de acordo com o suporte da informação deve-se tomar critérios como:
- verificar as questões legais, garantias jurídicas, especificações e procedimentos de acordo com a legislação brasileira e organismos internacionais. Cada órgão deve procurar a melhor alternativa na utilização desses recursos. Do ponto de vista legal:
» Legislação sobre microfilmagem - não é permitida a eliminação de microfilmagem;
» Validade do microfilme – definido de acordo com critérios e padrões ditados pela lei;
» Legislação brasileira – como a legislação encontra-se em processo de regulamentação deve-se verificar a lei em vigor.
- organização dos documentos, para posterior recuperação dos mesmos;
- avaliação dos documentos, identificando os valores que justifiquem o custo da operação;
- características físicas adequadas de acordo com o uso, o estado de conservação;
- melhores técnicas, para assegurar a qualidade da reprodução, durabilidade e acesso à informação;
- possuir depósitos e equipamentos de segurança da informação para preservação do novo suporte.
Triagem de documentos em fase intermediária
Os documentos que passam pela triagem são eliminados de acordo com seu valor ou preservados se tiverem fins administrativos ou de pesquisa. Na tabela de temporalidade é possível verificar se um documento precisa passar pela triagem. O seu próprio conteúdo informa se serão preservados exemplares únicos de documentos repetidos ou conjuntos de documentos para eliminação. Outros critérios podem ser tomados como:
- Fazer a triagem antes do recolhimento do documento;
- Seleção por amostragem – processo em que há a preservação de documentos que se destinam à eliminação, com a finalidade de resgatar procedimentos administrativos. É necessário nessa etapa recorrer as orientações da instituição arquivística pública.
Outros procedimentos e critérios podem surgir no processo de seleção, mas em todos os casos o arquivo intermediário deverá elaborar uma listagem dos documentos a serem eliminados de acordo com a lei da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.
