Todo documento dentro da Administração Pública tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devem criar e usar uma Tabela de Temporalidade, Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomadas de acordo com o tipo de documento em questão.
Para configurar e utilizar corretamente uma tabela de temporalidade será necessário definir os seguintes itens:
Assunto
Os documentos de uma instituição serão organizado pela hierarquia de atividades e funções. As funções, atividades, documentos e espécies foram nomeadas de assuntos e organizados de acordo com um código específico que será o auxílio para arquivar documentos. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.
Prazo de Guarda
O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos. O prazo definido foi em anos.
Para tanto, deve ser definida uma ação concreta para especificar uma data para o conjunto de documentos. Uma ação concreta poderá ser “até aprovação das contas ou até a quitação da dívida”. Assim, esse prazo é definido em duas fases:
Fase corrente
Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.
Fase intermediária
Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.
De acordo com a realidade arquivística no Brasil, os prazos de guarda, nessas fases seguem as seguintes variáveis:
1. Para os órgãos que possuem um local de armazenamento de documentos, mas necessitam de serviços de arquivamento intermediário é preciso redefinir os prazos de acordo com as características de cada fase, sem alterar o prazo total de guarda. Esses órgão devem possuir um seguintes setores para armazenamento:
» arquivo setorial – aquele que está dentro da organização;
» arquivo central – (fase intermediária I) que está no depósito dentro do órgão e pode ser requerido a qualquer momento;
» arquivo intermediário – (fase intermediária II) a gestão será feita por uma instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal.
2. Já para os órgãos com local para armazenamento (arquivo central), mas sem serviços de arquivamento intermediário, deve-se utilizar o arquivamento corrente e o arquivo central funcionará como arquivo intermediário. Para isso deverá obedecer os prazos e recolher o arquivo permanente.
3. Para os órgãos sem local para armazenamento, mas com serviços de arquivamento intermediário. Os próprios órgãos poderão armazenar os documentos e estarão na fase de arquivamento corrente (transferindo documentos), após o prazo de guarda, levar para o arquivo intermediário que recolherá o arquivo permanente.
4. Para os órgãos sem local para armazenamento e sem serviços de arquivamento intermediário, os próprios órgãos farão o armazenamento dos documentos próximo ao local de trabalho (armazenamento corrente) e a guarda intermediária pelo próprio órgão ou pelo arquivo público.
Destinação Final
Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa. A guarda permanente dos documentos será sempre feita por uma instituição arquivística pública, como o Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais e municipais. Um exemplo disso é o Arquivo Público do Distrito Federal, que guarda informações sobre a história da capital em diversos formatos multimídia. Há instituições que guardam os seus próprios arquivos permanentes, sob orientação técnicas dos arquivos públicos.
Observações
É o local destinado para incluir informações adicionais, justificativas e orientações sobre suporte à informação e destino dos documentos na tabela.
Veja o exemplo da tabela extraída do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública" (Conarq 2011):
Visualize esta tabela com mais detalhes
Elaborar Tabela de Temporalidade
Para início de questão, conheça os princípios que irão ajudar na hora da construção da tabela de temporalidade:
Teoria das Três Idades: teoria responsável por determinar parâmetros gerais para arquivamento e destino dos documentos.
No processo de avaliação do documento deve ser considerado a finalidade para sua criação e identificar os valores apropriados, de acordo com seu potencial de uso. Os valores podem ser:
» Valor Primário – utilizados na administração do órgão, devendo ser definido prazos para guarda, armazenamento anterior à eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Ou seja, período em que o documento terá utilidade para fins legais, fiscais ou administrativos.
» Valor Secundário – uso dos documentos para outras finalidades, além da finalidade dada inicialmente. Existe o:
» Probatório – aqueles que comprovarão o funcionamento, as atividades e a existência da instituição.
» Informativo – aqueles que possuem informações importantes para fins de estudo ou pesquisa.
Dentro dessa metodologia, deve-se levar em consideração as funções e atividades praticadas pelos órgãos públicos, baseando-se na informações dos documentos, pois a partir disso, pode-se fazer uma análise segura.
Como proceder na elaboração da tabela?
Para que a tabela seja elaborada, os órgãos devem indicar uma Comissão Permanente de Avaliação composta por arquivistas, servidores com conhecimento de toda documentação, historiadores, profissionais de área jurídica, economistas, sociólogos e outros que possam colaborar.
Essa comissão fará a orientação, avaliação, adaptações necessárias e revisões para que a tabela esteja completa para a aprovação por uma instituição arquivística pública. Eles também deverão indicar um grupo de trabalho que farão o levantamento de dados, dos conjuntos documentais, entrevistas com servidores relacionados à área de documento, processamento de informações e preenchimento da tabela. Após isso, a proposta será encaminhada para a Comissão Permanente de Avaliação, para verificação dos prazos e destino, aprovação e encaminhamento da tabela para uma instituição arquivística para aprovação.
A partir dessa aprovação, os funcionários relacionados à área arquivística deverão ser treinados para aplicar e analisar corretamente a tabela. As especificações dentro da categoria de “Observações” na tabela de temporalidade serão relativas à documentos permanentes de administração geral, organização e funcionamento, recursos humanos, com prazos específicos. Veja:
- De acordo com às atividades-meio, os documentos permanentes são aqueles relacionados a administração geral (projetos, políticas e planos;programas de modernização; relatórios de atividades; acordos, convênios e ajustes; ações judiciais; normas e regulamentos, etc.
- Também consideram-se permanentes os que se relacionam com à organização e funcionamento (regimentos; estatutos; organogramas; divulgação e campanhas do órgão, etc.)
- Documentos ligados à àrea de Recursos Humanos terão o prazo de 52 anos para consulta, de acordo com o período especificado pelo órgão relativo à aposentadoria:
» 35 anos – período relativo ao tempo de contribuição do servidor;
» 17 anos – de acordo com o período de aposentadoria compulsória 70 anos, conforme a Constituição Federal.
- Com prazos de guarda de 100 anos para documentos relativos a assentamentos individuais, pensões e aposentadorias, de forma a atender as necessidades de pensionistas e prováveis descendentes.
- Com relação ao valor secundário, os documentos relativos à Recursos Humanos, os conjuntos de documentos permanentes (tabelas, quadros e políticas de pessoas; documentos sobre as diretrizes do órgão; documentos sobre hábitos e costumes; prêmios; reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios; relativos à movimentos reivindicatórios de servidores).
- Pelo fato dos documentos financeiros necessitarem de julgamento dos tribunais de contas deverão estar na fase corrente até a aprovação das contas e mais 5 anos na fase intermediária, conforme legislação.
- Os documentos relacionados à execução financeira, como prestação de contas, balanços, estímulos creditícios, etc., que comprovam as receitas e despesas financeiras do órgão terão valor permanente.
- Para os documentos orçamentários são considerados valores permanentes (proposta orçamentária; orçamento aprovado pelo governo; documentos relativos a execução orçamentária.).
- Documentos relativos a material e patrimônio, terão valor permanente, aqueles que resguardam direitos patrimoniais (inventários de material permanente; inventários de bens imóveis, veículos e semoventes; escrituras de bens imóveis; desapropriação, tombamento, reintegração de posse, reivindicações de domínio; projetos, plantas e obras de bens imóveis.).
- Documentos relativos à documentação e informação terão valor permanente (inventários de documentação bibliográfica; normas, projetos, manuais e instrumentos; política interna de acesso aos documentos de arquivo; análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade; termos de eliminação e guias de recolhimento; programas, sistemas e manuais de informática.)
- Documentos relacionados a assuntos diversos terão valor permanente aqueles pertencentes ao planejamento e programação de eventos promovidos pelo órgão, assim como discursos, palestras, etc. Se não houver a existência dos documentos originais no órgão, a cópia será recolhida, como uma fonte única da informação.
Aplicando Tabela de Temporalidade
Existem rotinas adequadas para a elaboração de uma tabela de temporalidade. Além do procedimento já citado, a seleção, o destino dos documentos e o cumprimento dos prazos de guarda são feitos por meio de rotinas que irão auxiliar na hora da produção:
Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente
Verificar, separar, eliminar cópias e destinar os documentos para exclusão, seguindo os prazos de guarda.
Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária
Verificar, separar documentos de acordo com os conjuntos de documentos comuns, fazer a triagem dos documentos para guarda permanente, bem como alteração ao suporte, se for o caso; Registrar e elaborar termo de eliminação, listar documentos para o recolhimento, de acordo com as orientações da instituição arquivística relativa a guarda permanente.
Alteração do suporte da informação
Fase em que são adotados recursos tecnológicos para alterar o suporte da informação. Isso irá requerer seguir técnicas e leis, além de verificar a disponibilidade de pessoal, os recursos financeiros, instalações dos arquivos de segurança e outras condições para correto funcionamento do suporte. Apesar de reduzir a necessidade de armazenamento de informações, pode gerar despesas no órgão.
As vantagens desse método são: agilidade na recuperação da informação, preservação dos documentos, melhor aproveitamento do espaço para armazenar documentos, facilidade no manuseio, entre outras.
Para modificar documentos de acordo com o suporte da informação deve-se tomar critérios como:
- verificar as questões legais, garantias jurídicas, especificações e procedimentos de acordo com a legislação brasileira e organismos internacionais. Cada órgão deve procurar a melhor alternativa na utilização desses recursos. Do ponto de vista legal:
» Legislação sobre microfilmagem - não é permitida a eliminação de microfilmagem;
» Validade do microfilme – definido de acordo com critérios e padrões ditados pela lei;
» Legislação brasileira – como a legislação encontra-se em processo de regulamentação deve-se verificar a lei em vigor.
- organização dos documentos, para posterior recuperação dos mesmos;
- avaliação dos documentos, identificando os valores que justifiquem o custo da operação;
- características físicas adequadas de acordo com o uso, o estado de conservação;
- melhores técnicas, para assegurar a qualidade da reprodução, durabilidade e acesso à informação;
- possuir depósitos e equipamentos de segurança da informação para preservação do novo suporte.
Triagem de documentos em fase intermediária
Os documentos que passam pela triagem são eliminados de acordo com seu valor ou preservados se tiverem fins administrativos ou de pesquisa. Na tabela de temporalidade é possível verificar se um documento precisa passar pela triagem. O seu próprio conteúdo informa se serão preservados exemplares únicos de documentos repetidos ou conjuntos de documentos para eliminação. Outros critérios podem ser tomados como:
- Fazer a triagem antes do recolhimento do documento;
- Seleção por amostragem – processo em que há a preservação de documentos que se destinam à eliminação, com a finalidade de resgatar procedimentos administrativos. É necessário nessa etapa recorrer as orientações da instituição arquivística pública.
Outros procedimentos e critérios podem surgir no processo de seleção, mas em todos os casos o arquivo intermediário deverá elaborar uma listagem dos documentos a serem eliminados de acordo com a lei da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.
